Sistema ERP pode ajudar muito com as finanças da sua empresa

De bipes e computadores de 8 bits a smartphones e armazenamento em nuvem, cada nova onda de inovação tecnológica se baseia em seus antecessores. A cada novo software, os profissionais de negócios estão encontrando maneiras novas e criativas de usar a tecnologia em seu benefício. Hoje em dia, se você deseja dar ao seu negócio as melhores chances de sucesso, precisa estar pelo menos um passo à frente da curva tecnológica.

Embora o software de gerenciamento de recursos empresariais (ERP) já exista há muitos anos, os sistemas modernos fornecem uma série de novos recursos convenientes que os programas mais antigos simplesmente não podem oferecer, incluindo acesso remoto, armazenamento em nuvem e informações em tempo real. Atualizar seu sistema ERP não é gratuito, mas pode realmente economizar mais dinheiro a longo prazo do que se você ficar com um software antigo e desatualizado.

O sistema totvs protheus é um investimento no futuro da sua empresa e existe sempre algum grau de risco envolvido em qualquer decisão de negócio. No entanto, os benefícios potenciais dos ERPs modernos superam em muito as inconveniências de curto prazo que podem ser associadas à troca ou atualização de seu software. Aqui estão cinco vantagens dos ERPs modernos que podem ajudar a economizar tempo e dinheiro:

Maior acessibilidade

A maioria dos ERPs desempenha a mesma função: compilar informações sobre as operações do dia-a-dia em todos os níveis do seu negócio ( atendimento ao cliente , contabilidade, estoque, recursos humanos, etc.) em um sistema centralizado e fácil de navegar. 

No entanto, com armazenamento em nuvem e acesso remoto, os ERPs modernos têm uma vantagem fácil sobre seus ancestrais DSL. Agora, você pode acessar com segurança informações atualizadas sobre sua empresa de qualquer lugar do mundo, desde que tenha conexão com a Internet. 

Você não precisa se preocupar em sair para uma reunião ou viagem de negócios e esquecer um documento importante no escritório. Tudo ainda está disponível para você com apenas alguns toques de seu dedo indicador.

A disponibilidade de dados em tempo real

Com a integração da tecnologia móvel ao software ERP, os dados estão mais acessíveis do que nunca. Muitos sistemas modernos, como Sage ERP X3 e SYSPRO Espresso, possuem plataformas móveis que permitem que seus usuários recuperem informações em tempo real de locais remotos em seus smartphones e tablets. 

Graças aos modernos sistemas ERP, você pode estar em uma reunião de negócios em Brasília e saber exatamente como está sua empresa em São Paulo enquanto você estiver fora. A disponibilidade instantânea de dados em tempo real permite que você reajuste seus objetivos e expectativas de acordo e identifique possíveis problemas antes que eles ocorram, ajudando você a ficar um passo à frente no jogo.

Melhor consolidação financeira

Sem um ERP, muitas empresas são forçadas a usar programas diferentes em departamentos separados. A contabilidade pode usar um sistema, enquanto o RH e o estoque usam algo completamente diferente. Quando chega a hora de fazer relatórios trimestrais ou impostos da empresa, as informações de todos esses programas são compiladas em bancos de dados externos conhecidos como silos de dados. 

A desvantagem dos silos de dados é que eles não podem trocar informações com outro software, dificultando a consolidação de suas finanças porque você precisa gastar tempo indo e voltando entre os programas. No entanto, os sistemas ERP praticamente eliminam essa tarefa tediosa e indutora de enxaqueca, fazendo todo o trabalho para você.

ERPs são uma ajuda e tanto para sua empresa

Ter informações financeiras de todas as áreas de sua empresa consolidadas em um local central é extremamente útil durante a temporada de impostos. Os sistemas ERP rastreiam cada real que sua empresa ganha ou gasta e podem manter esses registros por muitos anos depois – basicamente, enquanto você mantiver o software. 

Os ERPs são especialmente valiosos para empresas online porque podem calcular o imposto correto sobre vendas em pedidos fora do estado ou internacionais, o que você mesmo vai apreciar no futuro quando chegar a hora de pagar seus impostos.

Combinados, esses recursos podem ajudá-lo a evitar erros de contabilidade onerosos em seus impostos que poderiam resultar em uma auditoria. E se esse momento temido ocorrer, seu ERP possui anos de seus registros financeiros já compilados em um programa de fácil navegação. Com um sistema ERP, você não precisa se preocupar em perder faturas em papel ou documentos fiscais antigos em algum arquivo empoeirado, porque todos os seus dados são armazenados em seu computador, com backup em armazenamento em nuvem e acessíveis a partir de seu smartphone.

Custos operacionais reduzidos

Além de monitorar suas finanças, os sistemas ERP também controlam o estoque, as entregas, as remessas, os custos de mão de obra, etc. Isso fornece uma visão nos níveis macro e micro do seu negócio. Você pode rastrear itens específicos em um warehouse (o que também ajuda na prevenção de perdas) ou verificar os trabalhadores individuais, mas também pode aprender sobre o “quadro geral”. Quais são os dias de maior movimento do seu negócio? Quais departamentos são mais eficientes? Quanto tempo leva para processar um pedido ou solicitação? Saber as respostas a essas perguntas pode ajudá-lo a reduzir as despesas gerais e, ao mesmo tempo, expandir seus negócios, cortando despesas desnecessárias.

Como os ERPs são sistemas abrangentes, eles eliminam a necessidade de programas separados em cada departamento e ajudam a economizar dinheiro gasto em hardware, software e mão de obra. 

Com um sistema para todo o seu negócio, você não precisa se preocupar em precisar de hardware para oferecer suporte a três ou quatro programas diferentes espalhados por vários departamentos. Menos software geralmente resulta em menos dificuldades técnicas, o que elimina a necessidade de um grande departamento de TI. Quando tudo estiver dito e feito, muitos ERPs podem diminuir seus custos administrativos e operacionais em 15% ou mais.

Escolher o ERP certo para sua empresa pode ser uma decisão difícil, mas não deixe que isso o impeça de atualizar seu software. Vai valer a pena a longo prazo. Lembre-se de levar o seu tempo e pensar com cuidado – você não quer comprar programas caros que farão pouco para melhorar o seu negócio. Se não tiver certeza por onde começar, você deve falar com um consultor de ERP para descobrir exatamente o que você deseja e precisa do seu sistema de planejamento de recursos empresariais. Marque uma reunião e comece a investir no futuro hoje!