5 Motivos para Usar Software de Gestão
Em um mundo onde todos podem iniciar seus negócios com um simples computador, é preciso se preparar para a concorrência ao se tornar um empreendedor. A gestão do seu negócio é uma daquelas “tarefas adicionais” que é essencial dominar bem, antes de se sentir sobrecarregado. A maioria dos empreendedores tem o reflexo de usar seus softwares usuais como Word ou Excel, mas na realidade não são muito adequados.
O software de gestão é uma solução ideal e que economiza tempo para trabalhadores autônomos, consultores, freelancers e PMEs. Permitem centralizar todas as funcionalidades essenciais: envio de faturas, acompanhamento de despesas, contabilidade, gestão de dados de clientes e projetos.
Este software existe em duas formas. Software “tradicional”, instalado em seu computador, e SAAS (Software As A Service). Acessíveis de qualquer computador conectado à Internet, os SAAS são cada vez mais utilizados por sua facilidade de uso, suas atualizações diárias e seu preço vantajoso, geralmente na forma de assinaturas.
O uso de softwares é extremamente benéfico até mesmo para quem não tem uma empresa. Um exemplo disso são os softwares de gestão de condominios, que contam com diversas ferramentas para os síndicos e moradores do local.
Por que usar um software de gestão?
1. Reúna seus dados
O software de gestão existe para o ajudar a gerir melhor o seu negócio. Contabilidade, acompanhamento de projetos, gestão de relacionamento com clientes, criação de documentos profissionais, todos esses recursos podem ser combinados em um único produto e, às vezes, até mais! A vantagem de tal ferramenta é que ela impedirá o uso de vários, o que facilitará a centralização de seus dados e seu processamento.
2. Otimize seu tempo
O software de gerenciamento existe para ajudá-lo a economizar tempo e não desperdiçar dinheiro em tarefas repetitivas e demoradas. Uma vez configurado corretamente, todos os seus dados e entradas contábeis serão usados para automatizar a maioria de seus procedimentos. Já se foram as horas de reunir todas as suas informações do dia, processá-las e, finalmente, inseri-las em um software e depois em outro.
Com um software de gestão tudo em um, todas as informações estão diretamente vinculadas e você descobrirá as alegrias da automação, como a geração de faturas e despesas recorrentes.
Um ótimo exemplo é o controle de acesso que os softwares de gestão condominial possuem, com eles todas as pessoas que entram e saem do condomínio ficam registradas, trazendo muito mais segurança para os moradores.
3. Entenda seu negócio
A vantagem do software de gestão é que, mesmo sem ser especialista, você tem uma visão geral do seu negócio e tem acesso às principais informações. Acompanhar os projetos em curso, a relação com o cliente e o tempo despendido pelos seus colaboradores ou colaboradores podem, de facto, ser funcionalidades muito úteis para melhorar o seu negócio e otimizar o seu tempo.
Alguns softwares também oferecem análises aprofundadas de suas informações, oferecendo relatórios detalhados e gráficos. Conveniente para entender seus itens de contabilidade e despesas para melhorar, por exemplo.
4. Organize o trabalho e a colaboração
Essa facilidade de uso e aquisição do software é muito prática para trabalhar com outras pessoas, sejam elas colaboradores, clientes ou funcionários. Muitos softwares agora oferecem cortar uma missão por tarefa, atribuindo a cada uma uma missão específica.
A vantagem é que todos sabem o que devem fazer e que os documentos geralmente podem ser compartilhados diretamente para facilitar a comunicação e o compartilhamento de informações.
5. Expanda seus negócios
Não há nada mais frustrante do que passar horas em frente ao computador sem saber resolver problemas simples. Uma vez integrado no cotidiano, o software de gestão é uma incrível mais-valia no desenvolvimento do seu negócio. Na verdade, ele define uma estrutura que permite avaliar e evoluir.
Tudo fica mais rápido, você tem mais documentos “profissionais” e pode concentrar seus esforços onde mais precisa, graças a uma análise mais precisa da sua empresa. Esse tempo economizado é precioso, para seu fluxo de caixa e para sua motivação.
Como escolher o seu software de gestão?
Existem cada vez mais softwares de gestão, e cada um tem suas especificidades e vantagens. No entanto, antes de começar a procurar o software que combina com você, você deve se perguntar quais recursos você realmente precisa.
Uma ferramenta dedicada à contabilidade e monitoramento de projetos? Software de gestão tudo-em-um? Um CRM especializado em gestão de clientes e compras? Você deve se fazer as perguntas certas e ter em mente que cada atividade envolve necessidades diferentes.
Além disso, se você tiver funcionários, também terá que adaptar sua escolha para que todos possam se beneficiar das vantagens do software do tipo SAAS. Descubra quais ações você usará com mais regularidade (fazer faturas? entrar em contato com seus clientes? acompanhar seu fluxo de caixa com cuidado?) e comparar o software com esses recursos. Se o orçamento também for levado em consideração, saiba que os preços podem variar enormemente de um software para outro.
De qualquer forma, quanto mais especializado em uma funcionalidade, mais caro será. Mas o software de gestão para uma PME ou um trabalhador por conta própria não costuma custar tanto, especialmente quando se compara este investimento com os lucros obtidos!